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建設工程合同管理的信息化

1、建設工程合同管理信息化的必要性
    由于建設工程和建設工程合同的特點,帶來合同管理有如下特點:
(1)由于建設工程項目是一個漸進的過程,工程持續時間長,這使得相關建設合同特別是工程承包合同生命周期長,因此,合同管理必須從領取標書直到合同完成并失效的時期內連續地、,不間斷地進行。 
    (2)由于工程價值量大,合同價格高,使合同管理對工程經濟效益影響很大。 
    (3)由于工程過程中內外的干擾事件多,合同變更頻繁,風險大,合同實施必須按變化了的情況不斷地調整,這要求合同管理必須是動態的。在合同實施過程中,合同控制和合同變更管理就顯得極為重要。 
    (4)合同管理工作極為復雜、繁瑣,是高度準確、嚴密和精確的管理工作。在工程實施過程中,合同相關文件,各種工程資料汗牛充棟。在合同管理中必須取得、處理、使用、保存這些文件和資料。 
    (5)由于合同中包含了項目的整體目標,所以合同管理對項目的進度控制、質量管理、成本管理有總協調和總控制作用,它是工程項目管理的核心和靈魂。 
    由于合同管理的這些特點,僅僅依靠人工管理既耗時費力,而且信息傳遞緩慢,延誤時間,尤其對于時效性很強的索賠,到一定時限不能提供需要的信息會使索賠失效,同時索賠文件及其說明材料連篇累牘,編撰審閱費時費事,這無法滿足承包商參與國際市場競爭的要求。在信息技術高速發展的今天,要提高合同管理人員的工作效率,使其適應國際化管理模式,就需要將現代先進的計算機技術應用到合同管理的日常工作中來,建立方便實用的計算機管理網絡,有效地提高項目的經營管理水平,使索賠人員及索賠檔案管理工作人員從繁重的文字、案卷工作中解放出來,極大地提高了索賠的工作效率。 
    2、建設工程合同管理信息系統的建立
    2.1 系統目標
    (1)對各種建設工程項目所簽訂的各種類型的合同(如建設工程勘察設計合同、施工合同、監理合同、建設物資采購合同等)進行全面科學的管理,不僅能迅速處理合同中各種信息,而且能夠對新簽訂的合同進行信息錄入,對已簽訂的合同進行修改、銷毀、查詢等處理工作。 
    (2)代替手工方式存儲合同有關條款及相關資料,使管理人員從繁重的手工查閱方式中解放出來。 
    (3)滿足建設項目動態管理的需要,可隨時將實際情況變化以合同方式體現出來,便于迅速解決合同管理過程中的一些爭議及索賠事項。 
    (4)提供對各類合同條件(如 FIDIC 合同條件)及常用的合同法律、法規進行檢索的功能,同時還有為方便管理人員快速編寫合同而設置的常用合同范本。 
    2.2 系統功能
    本系統功能如圖所示,這些功能既相互聯系,又相互獨立,是一個有機的整體。 
    (1)合同文件管理模塊:收集、整理合同管理工作中形成的有關資料以及其他一些與合同管理密切相關的資料,進行合同文件的檢索、查詢、合同數據的輸入、修改等。
    (2)其涉及的數據有:建設工程合同協議條款,建設工程合同條件,洽談、變更、明確雙方權利和義務的紀要、協議,招標工程中標通知書,投標書,招標文件,工程量清單,標準規范和其他有關資料,技術要求等。補充合同子模塊主要是對于合同實施過程中,原合同文件中沒有涉及而后來由于工程變更等其他原因新補充的合同文件。 
    (3)合同條款檢索模塊:可對各類合同條款進行檢索,以便監督合同的履行和合同的實現。合同條款檢索可分為無條件檢索和有條件檢索,無條件檢索是按合同條款的自然順序進行檢索;有條件檢索是按使用者所選擇的條件進行檢索查詢。選擇條件可分為:條款檢索、條款項檢索和主題詞檢索。 
    (4)合同管理模塊:它主要涉及的數據是在工程建設中,關于工程質量、費用、進度等方面的信息。它分為合同實施控制子模塊,合同變更管理子模塊,索賠管理子模塊。 
    合同實施控制子模塊:主要是對工程質量、費用、進度等方面信息進行分析和實施動態管理,將合同實施結果與合同計劃目標對比,找出兩者之間存在的差異,從而及時調整合同實施計劃。合同變更管理子模塊:對工程施工過程中經常發生的合同變更,可自動生成變更清單,計算變更費用,生成變更詳情表,計算變更凈值,以及變更與原合同的對照表,并及時反映變更后的總投資變化情況。合同索賠管理子模塊:主要包括索賠證據管理,索賠鑒別管理,索賠計算管理,索賠文件管理及有關數據庫的管理等,為管理人員提供有關收集、查詢、加工、更新有關索賠的各類工程數據的服務,提供索賠意向通知書,索賠報告,進行索賠計算等。 
    (5)其他系統模塊:分為三個子模塊:即常用合同范本查詢子模塊,合同法律法規檢索子模塊,其它子模塊。常用合同范本查詢子模塊主要功能是隨時對各種合同格式范本進行檢索查詢和調用,可使合同的生成方便、準確、快捷;合同法律法規檢索子模塊主要功能是隨時查閱我國現行的各種有關合同管理方面的 
    子模塊主要功能是隨時對各種合同格式范本進行檢索查詢和調用,可使合同的生成方便、準確、快捷;合同法律法規檢索子模塊主要功能是隨時查閱我國現行的各種有關合同管理方面的合同法律法規;其它子模塊是為了方便用戶,讓用戶自己增加功能而留的待開發模塊。
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